dnes je 20.9.2019
Input:

Charakteristika pracovních pozic - administrativní pozice

11.10.2010, Zdroj: Verlag Dashöfer

Charakteristika pracovních pozic - administrativní pozice

Obecná charakteristika osob

Lidé pracující na administrativních pozicích by měli být důslední a pečliví, pořádkumilovní a systematičtí. Pozitivně zde bude hodnocena rychlost, komunikativnost, schopnost pochopit a splnit pokyny. Odolnost proti rutinní zátěži bude velkou výhodou. Rovněž je ceněna schopnost dobře vycházet s kolektivem lidí a efektivně pracovat v týmu. Jsou to většinou

typy pozic, které nejsou dlouhodobě vhodné pro pracovníky s vysokými odbornými či kariérními ambicemi. Tito lidé obvykle chápou asistentská místa jako „startovací”, spatřují v nich pouze začátek své kariéry a bývají pro ně automaticky dočasnou záležitostí.

ASISTENT (ASSISTANT)

Charakteristika pracovních pozic
Vzdělání a praxe:

SŠ/VŠ, praxe záleží na požadavcích společnosti, na jednodušší pozice praxe není nezbytná, na náročnější pozice 1–2 roky praxe v administrativě.

Znalost práce na PC:

MS Office (Word, Excel), Internet.

Náplň práce:

od administrativních podpůrných prací až po samostatnější plnění dílčích odborných úkolů.

Osobnostní předpoklady:

komunikativní, schopný/á pracovat pod vedením, pečlivý/á, rychlý/á, organizační talent.


Poznámka:

Náplň práce asistentských pozic se v různých společnostech do značné míry liší. Může se jednat o administrativní podpůrnou pozici, jejíž pracovní náplň odpovídá v podstatě pozici sekretářka. V jiném případě může jít o vysoce samostatnou odbornou pozici, „pravou ruku“ či přímo zástupce manažera. V některých případech je pozice asistenta/-ky otevřena proto, aby si společnost na tomto místě zaučila potenciálního nástupce vedoucího pracovníka. V závislosti na těchto rozdílech se i liší požadavky na předchozí praxi a zejména odborné vzdělání osob na asistentských pozicích.


Typy asistentských pozic, se kterými se můžeme setkat nejčastěji:

Osobní asistent (ředitele…) (Personal Assistant, Manager’s Assistant)

Náplň práce:

podpora funkce nadřízeného – administrativní činnost, sjednávání schůzek, vedení diáře, zastupování manažera v jednodušších záležitostech, příležitostně i zodpovědnost za samostatně vykonávanou jednodušší odbornou činnost.

Týmový asistent (Team Assistant)

Náplň práce:

obdobná pracovní náplň jako u osobní asistentky, pouze asistenční činnost není vázána na jednu osobu, ale na tým odborníků. Velmi náročná na komunikační schopnosti a na interpersonální zdatnost.

V určité oblasti (asistent logistiky, obchodu, marketingu…) (Assistant in

Logistics, Trade…)

Náplň práce:

pracovní náplň přesahuje do odborných činností, jimiž se zabývá dané oddělení. Tento typ pozic bývá často chápán jako úvodní krok k profesní dráze v konkrétní oblasti.

Výkonný asistent (Executive Assistant)

Náplň práce:

obdobná jako u výše uvedených pozic s důrazem na to, že jde o vykonávání a uskutečňování rozhodnutí nadřízených, nikoli tedy o samostatné rozhodování.

ASISTENT SPRÁVY/ MAJETKU

Charakteristika pracovních pozic
Vzdělání a praxe: SŠ – ideálně stavebního nebo jiného technického zaměření. Někdy je vyžadována komunikativní znalost alespoň jednoho světového jazyka, praxe není vždy nezbytnou nutností.

Znalost práce na PC:

běžná znalost uživatelských programu MS Office.

Náplň práce:

příprava podkladu pro vznik nájemních smluv, kontrola poplatků za užívání bytových a nebytových prostor, zpracování podkladů pro inventarizaci majetku, příprava podkladu ke sledování finančního rozpočtu sledovaných pronajatých objektů, vedení agendy dlužníků, zajišťování oprav, spolupráce s firmami provádějícími dílčí opravy, příprava a zajišťování podkladu ke generálním opravám, příprava smluv se subdodavateli, evidence prací prováděných oprav, evidence majetku, příprava podkladů k výběrovým řízením, spolupráce s manažerem – vedoucím správy majetku.

Osobnostní předpoklady:

pečlivost, přesnost, systematičnost, klidná vyrovnaná povaha, schopnost vyjít s různými typy lidí – od dělnických profesí, přes nájemce bytů až po manažery firem, kteří zastupují firmy v pronajatých prostorech.


ASISTENT ZAHRANICNÍHO