dnes je 1.10.2022

Input:

Lidské zdroje - čl. 6.2 normy ISO 9001:2008

24.1.2011, Zdroj: Verlag Dashöfer

3.3.1.0.7.2
Lidské zdroje - čl. 6.2 normy ISO 9001:2008

Podle požadavků čl. 6.2.1 normy ISO musí být pracovníci, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, kompetentní na základě:

  • patřičného vzdělání,

  • dostatečných dovedností,

  • přiměřených zkušeností,

  • dostatečného výcviku.

Ve stejném článku je dále doplněna poznámka, že shoda s požadavky na produkt může být ovlivněna pracovníky buď přímo, nebo nepřímo. V zásadě lze tedy říci, že jakýkoli pracovník, který provádí úkoly (byť nikoli na první pohled zásadní a podstatné z hlediska realizovaného produktu) v systému managementu kvality, přímo nebo nepřímo tento systém ovlivňuje, a tedy musí být kompetentní. Příklady pracovníků, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, ukazuje následující tabulka:

Pracovní funkce Příklad základních činností, které mohou
ovlivnit shodu s požadavky na produkt
Manažer kvality Činnosti související s plánováním a řízením systému managementu kvality
Interní auditor Kontrolní činnost, identifikace neshod a potenciálu ke zlepšení, sběr dat pro analýzu a další zlepšování
Metrolog Zajištění správnosti metrologického pořádku ve firmě
Vedoucí výroby Zajištění procesu realizace výroby počínaje stanovením výrobního plánu přes řízení a kontrolu ve výrobě
Seřizovač Zajištění odpovídajícího strojního zařízení
Údržbář Zajištění provozuschopné infrastruktury
Stavbyvedoucí Zajištění procesu realizace stavební výroby počínaje stanovením harmonogramu a kontrolního a zkušebního plánu, odborné vedení provádění stavby
Stavební dělník Zajištění shodného výrobku
Správce sítě Zabezpečení provozuschopné infrastruktury
Uklízečka Zabezpečení vhodného pracovního prostředí

Pozn.: Výše uvedený výčet zahrnuje jen minimum příkladů možných pracovních pozic; tento příklad má sloužit spíše k tomu, abychom si uvědomili, že i zdánlivě zanedbatelné pozice, resp. pracovníci, mohou mít vliv na produkt či systém a není vhodné jakoukoli pozici ze systému předem vyloučit s odůvodněním, že nemá vliv na shodu produktu s příslušnými požadavky.

Stanovení kompetencí

Při stanovování kompetencí pro jednotlivé funkce musí být dodrženy následující zásady:

  • pro všechny funkce musí být definované odpovědnosti a pravomoci v systému managementu kvality;

  • pro všechny funkce musí být definované kvalifikační požadavky odpovídající přiděleným odpovědnostem a pravomocem;

  • na jednotlivé funkce musí být přijímáni pracovníci, kteří jsou způsobilí na základě požadavků na vzdělání, výcvik, dovednosti a zkušenosti; nesplňuje-li přijímaný pracovník určité požadavky, může být na tuto pozici přijat pouze za předpokladu, že je stanoven další postup (plán) na jejich doplnění dotyčným pracovníkem v přijatelném časovém horizontu (některé pracovní úkony ale nebude moci např. do doby doplnění kvalifikace vykonávat vůbec!);

  • průkaznost těchto požadavků a jejich naplnění je dána popisy práce pro jednotlivé pracovní pozice, pracovní smlouvou a platnými osvědčeními o kvalifikaci, dosažené praxi a vzdělání.

Pozn.: Požadavek na kompetenci pracovníků nestanovuje pouze norma ISO, ale základní rámec je definován již v zákoně č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v pl. zn., § 103 takto:
Odst. (1): Zaměstnavatel je povinen nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti.

Definování kompetencí

Možnosti způsobu definování kompetencí:

Kompetence mohou být definovány např. formou katalogu funkcí/pracovních pozic, ve kterém jsou uvedeny všechny funkce relevantní pro danou firmu včetně příslušných kvalifikačních požadavků, základních odpovědností a pravomocí a jehož část je vidět na následujícím příkladu č. 1. Výhodou takovéhoto způsobu je definování kompetencí jedním dokumentem. Nevýhodou je pak na druhou stranu fakt, že každá jednotlivá pracovní náplň není v tomto případě podepsaná vždy příslušným pracovníkem a mohlo by případně později (např. při neplnění pracovních úkolů dostatečným způsobem) dojít ke sporu mezi tímto pracovníkem a vedením firmy ohledně toho, zda mu byly nebo nebyly pracovní povinnosti dostatečným způsobem (a prokazatelně!) sděleny. Vhodné je tedy i v tomto případě, kdy je použit katalog funkcí, doplnit jednotlivé popisy pracovních funkcí na každého pracovníka samostatně, což je vidět na příkladu č. 2.

Katalog funkcí včetně stanovení kvalifikačních požadavků na ně

Směrnice pro řízení lidských zdrojů
Příloha 1 - Katalog pracovních funkcí
Vydání: 1/2010
Účinnost: 1. 10. 2010
  • Ředitel (Ř)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené vysokoškolské vzdělání, znalost anglického jazyka, uživatelská znalost práce s PC, především znalost programů MS Excel a MS Word. Z dalších znalostí jsou to především znalosti účetní, daňové a právní problematiky a finanční, obchodní a marketingové strategie. Z osobnostních předpokladů to pak je řídící a organizační schopnost a komunikativní projev.

Základní body pracovní náplně jsou: odpovědnost za hospodářské výsledky celé společnosti, řízení po stránce finanční, obchodní i technické s odpovědností za zpracování kompletní agendy uložené zákonem, odpovědnost za zpracování a kontrolu finančního a rozvojových plánů společnosti.

  • Technik (T)

Pro výkon této funkce je vyžadováno alespoň středoškolské vzdělání nebo praxe technického směru se zaměřením nejlépe na elektro (slaboproud), platné osvědčení o zkoušce z vyhl. č. 50/1978 Sb., § 5, 6; dále řidičský průkaz skupiny B, uživatelská znalost práce s PC, především znalost programů MS Excel a MS Word. Je nezbytná základní znalost bezpečnostních předpisů pro práce prováděné společností.

Základní body tvořící jeho pracovní náplň jsou: dohled nad průběhem konkrétních prací v rámci zakázky, jednání s pověřenými zástupci zákazníka, zajišťování inženýrských prací k uvedeným zakázkám, realizace zadané práce na základě požadavků ředitele.

  • Představitel managementu (PM)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné problematiky, znalost norem řady ISO 9001, znalost normy ISO 19011. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.

Základní body tvořící pracovní náplň jsou: zajištění souladu QMS s požadavky normy ČSN EN ISO 9001:2009 , jeho udržování a zlepšování; ve spolupráci s vedením společnosti zajišťování zdrojů potřebných pro zavedení a údržbu QMS; řízení a koordinace QMS v jednotlivých organizačních útvarech společnosti; vytváření podmínek k úspěšné realizaci a zlepšování QMS; prověřování a vydávání veškeré dokumentace QMS; plánování interních auditů a jejich zajišťování.

  • Interní auditor (IA)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné problematiky, znalost norem řady ISO 9001, výborná znalost normy ISO 19011. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.

Základní body tvořící pracovní náplň jsou: plánování a realizace interních auditů kvality.

  • Metrolog (M)

Pro výkon této funkce je vyžadováno ukončené středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru, dobrá znalost odborné problematiky, rámcová znalost požadavků zákona o metrologii a souvisejících prováděcích předpisů. Pracovník musí umět používat počítač, nutná je znalost programů MS Excel a MS Word. Z osobnostních předpokladů to pak je schopnost práce v kolektivu, komunikativnost a ochota vstřebávat nové dovednosti.

Základní body tvořící pracovní náplň jsou: zabezpečování metrologického systému ve společnosti v souladu s metrologickým řádem.

Vzorový popis pracovní funkce - karta pracovního místa

Kompetence, výcvik a vědomí závažnosti

Na předchozí požadavek navazuje jeho další konkrétní upřesnění v oblasti kompetencí, výcviku, školení.

Organizace musí splňovat následující požadavky:

  • určovat nezbytnou kompetenci pro pracovníky, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt (viz předchozí příklady definování kompetencí);

  • podle okolností poskytovat výcvik nebo provádět jiná opatření pro splnění těchto potřeb (do této oblasti patří plánování školení a dalšího vzdělávání, praktického zácviku, cvičení apod.);

  • hodnotit efektivnost provedených opatření (např. vyhodnocením plánu výcviku a školení, ověřováním znalostí pracovníků formou testů, zkoušek, přezkoušení apod.);

  • zajišťovat, aby si pracovníci byli vědomi závažnosti a důležitosti svých činností včetně toho, jak přispívají k dosažení cílů kvality (např. účastí na pravidelných setkáních, poradách, školeních apod.).

O všech těchto oblastech je nutno vytvářet a udržovat vhodné záznamy. Tyto záznamy by měly obsahovat:

Kopie dokladů o vzdělání

  • kopie dokladů o vzdělání:

Jedná se o kopii dokladu o ukončeném vzdělání, které pracovník dosáhl - např. výuční list, maturitní zkoušku, vysokoškolský diplom. Zde je třeba říci, že někdy panuje značná nechuť v průběhu implementace systému managementu kvality kopie dokladů od pracovníků získat a založit do personálních složek. Nicméně je-li součástí kvalifikačních požadavků na určitou funkci dosažení určitého stupně vzdělání, popř. konkrétního zaměření (např. střední vzdělání v oboru elektro), pak by měl být v personální složce obsažen jednoznačný důkaz o tom, že dotyčný pracovník tento požadavek splňuje. (Připomeňme, že záznamy o vzdělání, výcviku, praxi patří mezi povinné záznamy o kvalitě!)

Kopie dokladů o odborné způsobilosti

  • kopie dokladů o odborné způsobilosti:

Jedná se např. o svářečský průkaz, vazačský a jeřábnický průkaz, osvědčení o odborné způsobilosti v prevenci rizik, osvědčení o autorizaci dle příslušného zákona a řadu dalších. Kromě požadavků na odbornou způsobilost, kterou stanovuje organizace sama, existují také požadavky na tzv. "zvláštní odbornou způsobilost“, která vyplývá z konkrétního obecně závazného právního předpisu, a je tedy třeba tento požadavek splnit i v případech, kdy firma systém managementu kvality nemá.

Jsou to např. namátkově následující profese:

  • odborně způsobilá osoba v prevenci rizik (zákon č. 309/2006 Sb.) - tzv. bezpečnostní technik;

  • koordinátor bezpečnosti a ochrany zdraví při práci na staveništi (zákon č. 309/2006 Sb.);

  • pracovník obsluhy, montáže, údržby, kontroly nebo opravy vyhrazených technických zařízení (zákon č. 309/2006 Sb., zákon č. 174/1968 Sb. - jedná se o zařízení elektrická, plynová, tlaková a zdvihací);

  • pracovník obsluhy vybraných stavebních strojů (vyhláška č. 77/1965 Sb.);

  • pracovník obsluhy manipulačních vozíků (zákon č. 262/2006 Sb.);

  • topič parních kotlů (vyhláška č. 18/1979 Sb.);

  • pracovníci s elektrotechnickou kvalifikací, elektrikáři, elektrikáři pro řízení činností, projektanti elektrických zařízení (vyhláška č. 50/1978 Sb., § 5 - 8 - pracovníci tzv. znalí, pracovníci pro samostatnou činnost, pracovníci pro řízení činnosti, pracovníci pro řízení činnosti prováděné dodavatelským způsobem a pracovníci pro řízení provozu);

  • revizní technici elektrických, plynových, tlakových, zdvihacích zařízení (zákon č. 174/1968 Sb. a příslušná vyhláška);

  • jeřábník, vazač (ČSN ISO 12 480-1) - tzv. jeřábnický průkaz;

  • svářeč (ČSN 05 0705, ČSN EN 287-1,2) - tzv. svářečský průkaz.

  • Záznamy o dosažené praxi, zkušenostech a dovednostech:

Tento požadavek se obvykle projevuje již v osobním dotazníku, který uchazeč o pracovní pozici vyplňuje před přijetím, dále jako důkaz mohou sloužit reference, případně popisy pracovního místa z předchozích zaměstnání.

  • Záznamy o výcviku, zácviku, zapracování:

Výcvikem mohou být různé praktické zkoušky, workshopy, semináře, dále do této oblasti patří zácvik na pracovišti a záznam o něm, záznam o zapracování na danou pozici.

Shrneme-li všechny uvedené požadavky, pak by v oblasti lidských zdrojů organizace zásadně měla:

  1. stanovovat kvalifikační požadavky na všechny pracovní funkce,

  2. zpracovávat pro každého pracovníka popis pracovního (funkčního) místa,

  3. jasně specifikovat postup přijímání a zapracování nových pracovníků,

  4. zpracovávat každoročně plán vzdělávání,

  5. realizovat naplánovaná školení, výcvik,

  6. hodnotit pravidelně efektivitu všech výše uvedených opatření,

  7. přezkoumávat celý proces a dále ho zlepšovat a upravovat dle potřeby.

Způsob stanovení kvalifikačních požadavků a vzorový popis pracovní funkce byl uveden na předchozích příkladech. Příklad postupu celého procesu přijímání a zapracování nových pracovníků včetně jeho ukončení výpovědí je popsán dále v části směrnice pro řízení lidských zdrojů.

Směrnice pro řízení lidských zdrojů Vydání: 1/2010
Účinnost: 1. 10. 2010
  • Popis procesu

  • Nástup nového pracovníka

  • Harmonogram přijetí

Harmonogram přijetí znázorňuje následující postupový diagram:

Komentář k procesu přijetí

Během úvodního pohovoru vyhodnotí vedoucí úseku - odborný pracovník soulad požadavků na obsazovanou pozici s představami uchazeče. Na základě výsledku stanoví potřebný rozsah doškolení pracovníka, které spolu se seznámením s náplní práce a s pracovištěm proběhne v rámci zácviku pracovníka na základě plánu zácviku. Garantem zácviku je sám vedoucí úseku, přičemž pro jednotlivé specializované činnosti si může vyžádat spolupráci ostatních zaměstnanců. Doba zácviku nepřesahuje délku zkušební doby.

Kvalifikační požadavky

Kvalifikační požadavky na jednotlivé pracovní pozice jsou součástí organizačního řádu stejně tak jako rámcové odpovědnosti a pravomoci. Ty jsou následně součástí pracovní smlouvy.

  • Personální záznamy

Evidence pracovníků včetně personálních záznamů probíhá na dvou úrovních:

  • zákonem požadované náležitosti vede účetní firma (pracovní smlouva, přihláška a odhláška na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, evidenční list důchodového pojištění, mzdový list, daňové prohlášení);

  • sekretariát, resp. personalistka eviduje údaje potřebné z hlediska pracovní náplně (osobní dotazník, kopie pracovní smlouvy, kvalifikační doklady, plán zácviku, výpis z rejstříku trestů).

Vzorový obsah personální složky (personálních záznamů) je uveden v odst. 1 .4 této směrnice.

1.2 Vzdělávání a výcvik pracovníků

Na základě měnícího se prostředí, ve kterém se firma pohybuje (legislativní opatření, požadavky zákazníků), dochází k průběžné aktualizaci požadavků na kvalifikaci pracovníků. Ředitelé pravidelně (minimálně jedenkrát ročně) revidují kvalifikační požadavky na jednotlivé funkce (viz organizační řád) a v závislosti na zjištěných skutečnostech plánují povinné doškolování pracovníků. Zároveň průběžně probíhá "celopodniková výměna odborných zkušeností“ realizovaná zpravidla v rámci pravidelných porad. Každý pracovník je rovněž povinen se v mezích svých možností sebevzdělávat a udržovat si odpovídající odborný přehled.

Hodnotící zápis - plány školení

Jedenkrát ročně sepíše ředitel pověřený řízením příslušného úseku (vedoucí úseku) hodnotící zápis o pracovnícím úseku, ve kterém posoudí připravenost pracovníka pro předpokládané úkoly. Zápis projedná s pracovníkem.

Z jednání vyplynou poznatky týkající se:

  • skupinových školení dle úseků,

  • individuálních plánů školení jednotlivých pracovníků,

  • potřeb změny kvalifikace,

  • případných přeřazení pracovníků.

Ředitelé/vedoucí úseku shrnou požadavky do návrhu pro finanční plán na příští rok. Pokud potřeby neodpovídají předpokládaným finančním zdrojům, má konečné slovo o rozsahu školení generální ředitel. Školitelé potřební pro zabezpečení plánů jsou vybíráni přednostně z osvědčených a schválených dodavatelů (po ukončení školení proběhne vždy slovní hodnocení v rámci pracovních porad). Pokud je potřeba vybrat nového dodavatele, vychází se zásadně z nabídky školitelů oficiálně akreditovaných pro daný obor, pokud je to možné. O samotném výběru rozhoduje mj. rovněž cena školení.

Schválená školení (včetně povinných školení vycházejících např. z požadavků právních předpisů, jako jsou periodická školení BOZP, PO, vyhl. č. 50/1978 Sb. apod.) jsou sestavována personalistkou společnosti do plánu školení na další rok.

V této souvislosti personalistka průběžně sleduje platnost již vydaných dokladů o kvalifikaci (osvědčení, certifikátů apod.), která jednotliví pracovníci potřebují pro výkon svých funkcí (školení řidičů, osvědčení podle vyhlášky č. 50/1978 Sb. atd.) a po projednání s vedoucím úseku zařazuje jejich aktualizaci do plánu školení.

Ukončení pracovního poměru

1.3.1 Ukončení pracovního poměru zaměstnancem

Postup ukončení pracovního poměru znázorňuje následující schéma.

1.3.2 Ukončení pracovního poměru vedením

Výpovědi dané pracovníkovi vedením musí předcházet tzv. kárné řízení, tj. alespoň jedno písemné upozornění během posledního půl roku před rozvázáním pracovního poměru. Pro tento postup je možno využít pracovně právní poradu s příslušným zápisem. Po dodržení těchto podmínek jednatel předá pracovníkovi výpověď a další postup odpovídá rozvázání pracovního poměru pracovníkem.

Bez předchozího kárného řízení lze dát pracovníkovi výpověď pro hrubé porušení pracovní kázně, vězení, opakovanou absenci (upřesňuje zák. č. 262/2006 Sb., v pl. zn., zákoník práce).

1.4 Vzorový obsah personální složky

Personální složka zaměstnance společnosti by měla minimálně obsahovat následující dokumenty:

  1. pracovní smlouva (včetně popisu pracovního místa);

  2. kopie dokladů o ukončeném vzdělání (např. kopie maturitního vysvědčení, VŠ diplom...);

  3. záznam o dosažené předchozí praxi (např. osobní dotazník při nástupu, životopis.);

  4. souhlas k nakládání s os. údaji;

  5. karta přidělených osobních ochranných pracovních prostředků;

  6. záznam o vstupní/periodické lékařské preventivní prohlídce;

  7. záznam o vstupním/periodickém školení BOZP, PO (vstupní školení v den

Nahrávám...
Nahrávám...