dnes je 18.9.2019
Input:

Musím plánovat?

28.8.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

34
Musím plánovat?

Ing. Veronika Štefková

Plánování při našich činnostech mnohdy znamená čas i peníze. Někteří z nás plány nemají příliš v oblibě, ale plán je oblíbeným nástrojem pro sledování stanovených norem, ukazatelů či plnění úkolů ve společnosti. A i v případě, že člověk podniká sám, dobře nastavený plán mu může zabránit, aby se zabýval činnostmi či situacemi, které jsou nad jeho plán nebo mimo něj. Ale na druhou stranu může plán působit přílišný nátlak, či dokonce stres nebo úzkost z jeho nezvládání či strach z jeho nenaplnění. Plán tedy může být „dobrý sluha, ale také zlý pán”.

Plánovat ano či ne

Někteří lidé jsou zastánci způsobu neplánovat vůbec, a jiní bez plánu nejsou schopni pracovat. Proto nelze na 100 % říci, zda plánovat či ne. Hodně záleží na tom, jaký typ osobnosti jste, protože pro lidi, kteří raději naslouchají, bude tabulka s plánem nutné zlo, a na druhé straně lidé, kteří mají rádi tabulky, budou bez plánu ztraceni, jelikož nebudou mít přesnou strukturu toho, co mají plnit, a nebudou moci sledovat dílčí plnění plánu. Naopak pro lidi, kteří jsou spíše vizuálními typy a mají rádi obrázky, by měl být plán zpracován v podobě, ve které pro ně bude přijatelný, například právě obrázkovou formou, diagramem či grafem apod.

Pokud nějaký plán už máte, klidně si jej převeďte do podoby, která vám bude vyhovovat, aby pro vás bylo příjemné jej plnit.

Běžně se plány používají pro tyto činnosti ve společnosti:

  • plány pro řízení projektu,

  • plány pro nákup a prodej,

  • plány náborového procesu do společnosti,

  • plány finanční,

  • plány logistické,

  • plány pro rozložení týmu a jednotlivých zakázek,

  • plán výroby,

  • osobní plány,

  • plány na jednotlivé fáze projektu či prováděné činnosti,

  • plány časové,

  • plány cestovní,

  • plány obchodní,

  • plány rozvoje, výzkumu, vývoje atd.

Plánování je hodně rozšířené v korporátním světě a na jejich základě většinou vedení určuje své dlouhodobé strategické cíle. Z časového hlediska se můžeme pohybovat v krátkodobých, střednědobých i dlouhodobých horizontech. Plán většinou odráží strategii projektu nebo činnosti a určuje cíl, k němuž má projekt směřovat. Plán může mít dobrý efekt pro tým, jelikož právě díky jemu celý tým drží stejnou vizi a postupuje podle jednotlivých a dílčích kroků.

Parametry, které by měly být brány v úvahu při tvorbě plánu:

  • k čemu bude plán sloužit a k čemu bude využit (celková strategie, dílčí plán, jednotlivé cíle),

  • načasování jak celého plánu, tak i jeho jednotlivých kroků,

  • stanovení postupu, jak se bude plnění plánu kontrolovat,

  • možnost vyjádřit se k plánu, být otevřen i připomínkám a ochotě tyto zapracovat,

  • v případě zjištění nefunkčnosti nějakého dílčího bodu v plánu se nebát jej upravit či změnit.

Plán může být také zdrojem inspirace a motivace, na dílčí kroky mohou být navázána dílčí hodnocení s benefity, které to přinese. Může být také zdrojem nových nápadů, efektivního a kreativního plnění, může sloužit k nalezení nových cest. Na druhou stranu ale může být i zdrojem demotivace, negativního přístupu k práci, což může vyústit až v nechuť. Může vyvolat i neshody v týmu – pokud plán nebude vyvážený. Proto při tvoření plánu je nutné brát v úvahu i okolní prostředí, pracovní prostředí, pracovní a osobní vztahy mezi lidmi.

Rizika skrytá v plánování:

Rizika
Chybně stanovený cíl či strategie
Nevhodně stanovený časový horizont
Nejasné stanovení dílčích kroků či extrémně složitý plán
Nevhodně zvolená forma plánu
Nejasná komunikace vztahující se k plnění plánu

Někdy při plánování platí méně je více. Příliš strukturovaný plán může způsobit, že celý projekt bude působit zmatečně a málokdo z týmu se bude orientovat v dílčích krocích. Takže aby plán posloužil svému účelu, mnohdy nemusí být ani vypracován detailně. Právě jeho velká podrobnost může vyvolávat otázky, způsobovat chyby v jeho plnění, dezorientaci, ale také špatné plnění dílčích kroků.

Sledování dílčích kroků

Spousta činností je spojena s nějakým druhem plánu. Většina plánů má pak stanoveny jednotlivé dílčí kroky, které se postupně sledují a případně upravují. Všechny dílčí kroky by měly být v souladu s cílem celého plánu; mohlo by se stát, že nějaký dílčí krok by se odchýlil a mohl by znamenat zastavení, zablokování nebo znemožnění uskutečnit další dílčí kroky, což by pak na sebe mohlo navázat zpoždění v čase a neplnění termínů. V průběhu zpracování a sledování dílčích kroků ale může nastat také opačná situace, tedy někdo z týmu nalezne efektivnější způsob na zvládnutí projektu a v tomto případě by měla existovat možnost, jak celý plán upravit a zpracovat projekt rychleji a efektivněji.

Možné stanovení postupu pro dílčí kroky plánu a jejich sledování:

  • v rámci celého plánu vytyčení jednotlivých dílčích kroků projektu,

  • určení rolí jednotlivých členů týmu a jejich zodpovědnosti,

  • určení kompetentní osoby na monitoring, revizi dílčích plánů nejenom v souvislosti s plněním plánu, ale také se sledováním vytížení jednotlivých členů týmu,

  • nastavení komunikace pro plnění plánu,

  • stanovení člena týmu, nadřízeného, personalisty …; na koho se může tým obrátit v případě konfliktu, nefunkčnosti některé části plánu, ale také v případě potřeby změnit počet členů týmu,

  • nastavení zpětné vazby a hodnocení jednotlivých dílčích částí plánu a následně plánu jako celku.

Existují činnosti, které jsou spojeny s častými služebními cestami. K plánování služebních cest jednotlivých členů týmu by se mělo přistupovat velmi uvážlivě. Co se týče celého týmu, měla by být vhodně komunikována vytíženost jednotlivých členů týmu na služebních cestách. Pokud je totiž plán služebních cest dostupný všem, může se stát, že členové s větším počtem služebních cest budou nespokojeni se svým vytížením oproti kolegům, kteří cestují méně. V tomto případě by toto mělo být společně probráno a případně by měly být stanoveny i benefity či výhody pro členy týmu, kteří jsou služebními cestami více vytíženi. V případě náborového procesu by mělo být toto otevřeně sděleno potencionálnímu uchazeči, aby pak nebyl zaskočen množstvím služebních cest.

Oblíbenost plánů a plánování

Plány hrají v našich pracovních činnostech, ale i v osobních situacích, důležitou roli. Nelze jednoznačně určit, zda jsou převážně oblíbené či naopak. Přesnější je plánování rozdělit na dílčí oblasti – ať už korporátní či podnikatelskou sféru nebo osobní plánování.

V korporátní sféře jsou plány velmi hojně využívány jako prostředek ke sledování stanovených cílů a jejich plnění. Výsledek celého plánu je závislý také na lidech, kteří plán zpracovávají, není závislý pouze na členech týmu, kteří budou dílčí kroky zpracovávat. O oblíbenosti plánů v korporátní sféře by se dalo polemizovat dlouhé hodiny. Nicméně zde by měla být vždy zvážena vhodnost plánu a měl by s tím být spojen i výsledek, kterého má být dosaženo. I v korporátní sféře se nyní začínají objevovat uvolněnější trendy. Jednak nové cesty jak zpracovat projekt tak, aby byli členové týmu efektivní a spokojení se svou činností, ale také zmírnění striktně zavedených postupů a plánů, které v některých případech byly až příliš svazující.

V podnikatelské sféře je k plánům přistupováno kreativněji – někteří je nevyužívají vůbec, jiní naopak často. Zde už je to hodně o individualitě daného člověka/podnikatele a o tom, co jemu konkrétně vyhovuje. Někomu postačí osnova, stanovení dílčích kroků, někdo potřebuje detailní plán každého kroku. Zde je také možná obtížnější kontrola, pokud podnikatel nad sebou nikoho dalšího, kdo by celý projekt monitoroval, nemá. Chce to potom velkou dávku uvědomění a upřímnosti přiznat si možné úspěchy i neúspěchy, být otevřený ke změnám.

Ve srovnání s korporátní sférou by se mohlo zdát, že v podnikatelské sféře je plánování jednodušší. Nicméně výsledek není jednoznačný, jelikož korporátní sféra má mnohdy celé oddělení, které se zabývá plánováním, a v podnikatelské sféře si člověk/podnikatel tvoří vše sám. Na druhou stranu někdy se ani celé plánovací oddělení nedokáže odpoutat od zajetých postupů a směrnic, kdežto v podnikatelské sféře je plánování mnohdy spojeno s větší kreativitou.

První setkání

Na prvním setkání je nutné zmapovat/zanalyzovat celou situaci. Je velmi důležité pečlivě zjistit, co přesně chce se mnou klient řešit a co má být výsledkem našeho koučování. Mít přesně zadaný cíl je vodítkem, kterým se koučování bude řídit v následujících setkáních.

Situace, které mohou nastat v oblasti plánování, jsou například tyto:

  • Při plánování nebyli zohledněni lidé, kteří odešli ze společnosti, a zbylí členové týmu jsou přetíženi, jelikož jim byly předány úkoly za tyto bývalé členy týmu.

  • Plán služebních cest je nevyvážený; někteří cestují méně a jiní více, nejsou stanoveny žádné výhody s vyšším množstvím cest.

  • Byla nalezena chyba v několika dílčích krocích plánu, ale nikdo z vedení to nechce konzultovat.

  • Nový člen plánovacího týmu vůbec nejednal o sestavování plánu, takže vytvořený plán neodpovídá skutečnosti a potřebám společnosti.

  • Nejsem schopen vytvořit si funkční plán a vytrvat v něm.

  • Mám stres, když vidím, že jsme v časovém nesouladu se stanoveným plánem, mám strach z postihu.

  • Dílčí kroky plánu nejsou hodnoceny, je pouze celkové hodnocení, které mnohdy neodráží realitu plnění plánu.

V rámci prvního setkání byste se neměli spokojit pouze s jednou ze zmíněných otázek, ale položit doplňující otázky, které ujasní „CO PŘESNĚ” chce klient řešit. Může se totiž stát, že se tím cíl vašich schůzek více zkonkretizuje, nebo se může obměnit, případně úplně změnit. Nebo tímto krokem můžete velký cíl rozdělit do menších dílčích cílů.

Doplňující otázky mohou být tyto:

  • Jak ideálně by měl být nastaven plán nebo dílčí plán pro vás nebo váš tým?

  • Co vnímáte jako obtížné při plnění plánu?

  • Vnímáte plán jako přínosný a efektivní, nebo byste zvolil jinou formu?

  • Co se stane v případě, když plán nesplníte nebo výsledek neodevzdáte v zadaném termínu?

  • Zkoušel jste navrhnout změnu plánovacího procesu?

  • Jaké kroky jste učinil k tomu, aby se změnil plánovací proces ve vaší společnosti?

  • Dokážete zhodnotit přínosy stanoveného plánu pro váš tým?

  • Uvědomujete si potřebu plánu pro vaši činnost?

  • Jaký by měl být výsledek projektu? Myslíte si, že je nutné mít vytvořen přesný plán?

  • Jaká byla komunikace ohledně vašeho vytížení na služebních cestách? Jsou s tím spojeny nějaké benefity či výhody? Co byste změnil?

  • Jak byste se cítil, kdybyste měl možnost postupovat bez plánu a společnost by vám nechala prostor pro samostatné vyřešení? Jak byste se k tomu postavil a jaké kroky učinil?

  • Dokážete komunikovat s vedením o nefunkčnosti dílčích bodů plánu? Jak byste si představoval ideální komunikaci ohledně řešení těchto bodů?

  • Je pro vás forma plánování motivací, či spíše demotivací? Považujete monitoring plánu a dílčí hodnocení za vhodné, či jej vnímáte jako prostředek tlaku?

Můžete si najít i další doplňující otázky ke konkretizaci cíle. Jak postupovat při řešení cíle si ukážeme na dvou praktických příkladech.

Praktické příklady a cvičení

1. Vedoucí týmu není spokojena s velkou vytížeností svého týmu na služebních cestách oproti jiným týmům v oddělení.

Klientka je žena pracující ve vyšším managementu, ve společnosti je již několik let a vede svůj stálý tým. V rámci pracovního zaměření jsou na častých služebních cestách. Klientka si prošla jednotlivé naplánování zakázek a zjistila, že její tým je neúměrně více vytížen služebními cestami než jiné týmy. Situace se jí nelíbí.

Klientka chce vybojovat lepší podmínky pro svůj tým nebo zmírnit vytíženost týmu. Nicméně vedení nesouhlasí s jejím návrhem a namítá, že všichni byli obeznámeni s častými služebními cestami, a to, že jeden tým má na rok naplánováno více služebních cest než ostatní týmy, neberou jako závažný problém, a tedy se jím nehodlají detailně zabývat.

Po první schůzce jste se dohodli na konkrétním cíli, po přečtení zadání zkuste tento cíl identifikovat:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nyní zkuste napsat, jak byste danou situaci vyřešili jako kouč:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------