dnes je 25.5.2019
Input:

Řízená změna návyků

22.8.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

25
Řízená změna návyků

Ing. Veronika Lencová, MBA

Když klient ztrácí osobní produktivitu

Když klient ztrácí osobní produktivitu, když klient ztrácí výkon… potřebujete vyšší koncentraci.

„Kritizování druhých ještě nikoho nezbavilo nutnosti vlastního výkonu.”

Noel Coward

Nástroje, které nám pomohou:

Řízená změna návyků

Snažili jste se změnit své životní nebo pracovní návyky? A byli jste úspěšní? Pokud ano, gratuluji. Pokud ne, nevěšte hlavu. S pomocí koučovacího nástroje „změna návyků” se to jistě podaří i vám.

S některými návyky se rodíme (dýchání, spaní), jiné získáváme během života (čištění zubů, řízení auta). Dobré návyky šetří energii a čas, umožňují vyšší koncentraci a produktivitu. Špatné návyky život komplikují, a proto je dobré se s nimi vypořádat.

Co nástrojem získáte:

  • snadněji změníte staré a zafixujete nové návyky,

  • stanovíte si konkrétní cíl a konkrétní postup,

  • vytvoříte plán a pravidla změny,

  • upevníte si sebevědomí.

Jaké cíle si stanovit:

  • připravte si seznam návyků, které chcete změnit,

  • identifikujte, které návyky jsou pro vás prioritou,

  • stanovte si postup jejich implementace,

  • určete si odměnu za dosažení změny v návycích.

Situace podobné té následující určitě znáte ze svého života:

Na internetu najdete doporučení, jak si zjednodušit práci s e-maily a dokumenty. Jste uneseni. Právě to v současné době nutně potřebujete. E-mailová schránka přetéká, pracovní stůl už pod papíry ani nevidíte a také ve složkách máte chaos. Takže jak to v realitě vypadá, neustále, ale neustále něco hledáte a přirozeně to chcete změnit.

Učiníte rozhodnutí: „Od pondělí začnu tento systém používat!” Žádné stanovení konkrétního cíle a postupu. V tuto euforickou chvíli vám vůbec nedochází, kolik jednotlivých kroků bude třeba na cestě k vysněnému cíli udělat. V pondělí s chutí začnete a v pátek zjistíte, že systém nefunguje.

Mezitím – v tom lepším případě – své úkoly přepisujete z pondělí na úterý, z úterý na středu atd. A pak nutně přijde zklamání. Vy to však nevzdáte: „Nevadí, začnu od dalšího pondělí.” A po dvou týdnech snahu navždy vzdáte. Každý další neúspěch sráží motivaci k zemi.

Proč změna návyků nefunguje:

  • stanovíte si pouze obecné, nespecifikované cíle (začnu třídit e-maily, naučím se odmítat, nenechám se vyrušovat, začnu cvičit, zhubnu),

  • chybí zadání konkrétního cíle a postup – co, o kolik, kdy, kde, jak, proč,

  • neovládnete nadšení novým postupem a snažíte se zavést více návyků najednou,

  • tříštíte svou koncentraci.

Podívejte se na časté výmluvy, které čas od času používáme všichni:

„Dneska bylo horko, začnu zítra.”

„Dneska byla velká porada, nedalo se to stihnout.”

„Dneska je konfliktní den, nechám to až na zítra.”

„Dneska musím konečně dodělat tu zprávu.”

„Dneska jsem se špatně oblékla a celkově nějak mi není úplně dobře…”

A tak bych mohla pokračovat. Znáte to také?

Daleko lepší je nadšení ovládnout a využít ho na osvojení jednoho návyku po druhém. Jen tak dosáhnete úspěchu. Postupné životní změny vydrží dlouho, nejen pár týdnů.

Jedna nebo více změn najednou?

Pracovat na více změnách najednou je možné pouze v případě, že se jedná o jednoduché změny, například uklizení pracovního stolu na konci pracovní doby, používání pravidelných přestávek, protažení se při sedavé práci – pomohou nastavené připomínky v počítači či mobilu. Posouzení, která změna bude jednoduchá a která naopak složitá, je na vás. Jde o individuální záležitost.

Změn lze dosáhnout jen za cenu vynaložení velké energie, soustředění, vysoké motivace, trpělivosti a vnitřní disciplíny. Přesto to není nijak složité. Použijte tento nástroj a vyzkoušejte zavedení jednoho jediného návyku.

Jak je dobré pokračovat s klientem v koučinku: Zkuste si udělat společně cvičení, vypište si své zloděje času. I na toto cvičení či koučinkový rozhovor můžete použít kolo rovnováhy.

Nejdříve musíme identifikovat své nejčastější „časožrouty”.

Kolo rovnováhy

Také se vám stává, že se kvůli neustálému vyrušování nemůžete propracovat k podstatným věcem nebo nejste schopni dokončit rozpracovaný úkol?

Označení „zloději času”, „časožrouti” může vyvolávat mylný dojem, že nás o čas obírají věci nebo okolnosti, které nejsme schopni ovlivnit. Zloději času však souvisejí ve velké míře přímo s námi, s naším přístupem, proaktivitou a důsledností. O čas nás sice mohou okrádat určité situace či osoby, ale s největší pravděpodobností jsme to my sami.

Pro správný start v boji se zloději času je dobré sepsat si jejich seznam. Zkuste i vy najít své „zloděje”. Budete mít jasný přehled a můžete začít pracovat na jejich postupném odbourávání.

Co vám pomůže:

1. přehled vlastních zlodějů času,

2. rizikový zloděj,

3. nástroje.

1. Přehled vlastních zlodějů času

U jednotlivých položek, které se vás budou týkat, můžete zaznamenat, zda jde o „časožrouta” v pracovní, či v soukromé sféře, nebo v obou. Do seznamu dopište i další oblasti, kde nejste spokojeni.

Na své zloděje času také přijdete, pokud si zpracujete časový snímek dne.

Časový snímek dne – soupis činností na papír

ČAS ČINNOST CELKOVÝ ČAS OPTIMÁLNÍ ČAS
OD DO
                                                                                                                
                                                                                                                
                                                                                                                
                                                                                                                
                                                                                                                
                                                                                                                
                                                                                                                
                                                                                                                

2. Rizikový zloděj

Z označených položek vyberte tři, které pro vás znamenají největší riziko. Právě na ně byste se měli zaměřit jako na první a postupně je odstraňovat za pomoci vhodných nástrojů.

3. Nástroje

V rukou máte seznam svých tří největších zlodějů času. Různé situace však mohou vyžadovat menší přizpůsobení.

Kterými návyky začít?

Nejdříve vyberte návyky, ze kterých budete mít největší užitek – ty mají prioritu, případně pak ty, jejichž realizace pro vás bude nejsnadnější. To vám dá zažít úspěch, což je důležité pro další motivaci. Při změně návyků myslete na to, že jednotlivé změny mají na sebe navazovat.

Co je třeba udělat pro úspěšné zavedení nových návyků:

  • najít správnou motivaci,

  • udělat si plán,

  • udržet koncentraci,

  • měnit návyky jeden po druhém.

  • Zavádějte nanejvýš 2–3 návyky najednou.

  • Nový návyk trénujte po dobu jednoho měsíce.

  • Po prvním měsíci začne nový návyk vracet vynaložený čas a energii zpět.

Postup pro změnu návyků

1. Identifikace špatného návyku

2. Nalezení vhodné náhrady

3. Vytvoření závazku

4. Pravidelný trénink

5. Dostatečná motivace

6. Provádění záznamů

7. Zajištění podpory

8. Odměňování

9. Soustředění

10. Pozitivní myšlení

1. Identifikace špatného návyku:

  • špatný návyk sami odhalíte a uvědomíte si ho,

  • na špatné návyky vás upozorní ostatní,

  • důležité je uvědomit si, co zlozvyk spouští a jak se projevuje.

Pokud se chcete zbavit například večerního přejídání, je nutné si nejprve uvědomit, proč se vlastně večer přejídáte:

  • protože jste celý den nejedli,

  • protože jste neměli teplé jídlo,

  • protože jste si neudělali čas na oběd,

  • protože jste si nenaplánovali den a nepočítali jste s časovými rezervami.

Pro vypořádání se s večerním přejídáním bude tedy nezbytné plánovat si čas na pravidelné polední teplé jídlo. Potom bude snadnější pozdní sytou večeři vypustit. V plánu změny pak počítejte nejen s úkolem po 20. hodině večer sním pouze malý talířek zeleniny, ale i s úkolem denně si vyčlením půlhodinu od 12.00 do 12.30 hod na oběd a dám si teplé jídlo.

2. Nalezení vhodné náhrady

Přemýšlejte o vhodné a perspektivní alternativě špatného návyku. Zlozvyk zanechá volné místo a to je třeba nahradit. Zvolte si reálné cíle. Představujte si nový návyk a vytvořte si konkrétní postup, jak ho budete naplňovat: jednotlivé reálné kroky, způsoby, přiřazení termínů, časů, odměn.

Změny by měly odpovídat vaší individualitě. Pokud nemáte rádi studenou vodu, bude pro vás těžké začít chodit pravidelně plavat. Pokud jste spíše sova, která pracuje do noci, nemá smysl si dávat za cíl, že budete chodit do práce ráno v šest.

3. Vytvoření závazku:

  • vytvořte si závazek, slibte si to,

  • závazek zveřejněte, řekněte o něm přátelům, napište ho na Facebook, zajistíte si tak pozitivní tlak zvenčí.

4. Pravidelný trénink:

  • myslete na návyk každý den,

  • trénujte návyk každý den, mnohokrát pravidelně opakované chování přináší nový návyk.

5. Dostatečná motivace:

Sepište si

  • co nejvíce důvodů pro zavedení nového návyku,

  • co zavedením návyku získáte,

  • co vám hrozí, pokud nový návyk nezavedete,

  • označte si sílu vlastní motivace na stupnici od 1 do 10 (1 je nejméně, 10 je nejvíce).

6. Provádění záznamů:

Poznačte si

  • každé splnění, každé užití nového návyku,

  • kdy šlo všechno, jak nejlépe mohlo,

  • kdy se něco nepovedlo.

Stačí jen zelená fajfka nebo červený křížek do kalendáře, ale denně.

7. Zajištění podpory:

  • zkuste najít někoho, kdo se snaží o stejnou nebo podobnou věc,

  • udělejte si „připomínátka” všude, kde můžete – na ploše počítače, na skříni, na ledničce, pošlete si e-mail s dotazem, jak vám to jde,

  • nalepte si post-it lepítka s heslem návyku všude, kde to jde a kde je budete mít na očích,

protože ve dvou se to táhne lépe, ve dvou se to dělá lépe.

Pro zlepšení time managementu je užitečné pracovat s pravidlem tří minut. Abyste na toto pravidlo nezapomínali, můžete si ho připomínat post-it papírkem s heslem: „Pravidlo tří minut”. Nalepte ho třeba na telefon, na stůl, na dveře kanceláře. Snadněji tak zavedete nový návyk.

Pokud pravidlo tří minut neznáte, jen v krátkosti si jej připomeneme.

Naplánovali jste si práci, na kterou se potřebujete alespoň půl hodiny plně soustředit, neustále vás však někdo vyrušuje. Přepínáte mezi aktuální prací a požadavky, které přicházejí? Pak jistě znáte ten pocit, že jste za celý den nic neudělali a nic nedokončili. Jdete domů unavení a otrávení.

Obchodník připravuje dopis pro klienta s oznámením, že požadované zboží firma nedodá v dohodnutém termínu. V hlavě má připravenou větu, která se mu zdá perfektní. Zazvoní telefon, obchodník ho zvedá. Kolegyně po něm chce přeposlat e-mailovou korespondenci k projektu, který převzala. Obchodník najde e-maily a přepošle je. Kdeže však je jeho super věta? V hlavě už dávno ne.

Chvíli mu trvá, než začne tam, kde skončil. Vymyslí další větu, ale ta už se nezdá být tak výstižná jako ta, na kterou si nemůže vzpomenout. Proč jen si ji nepoznačil?

Proč jsme z práce unaveni a naše výsledky neodpovídají představám? Je to tím, že k plnému soustředění se mozkové buňky „zahřívají” po dobu tří minut. Poté jste plně soustředěni. Při vyrušení ztrácíte koncentraci a znovu přibližně tři minuty směrujete mozek k novému úkolu. Pokud často přepínáte mezi jednotlivými činnostmi, pak vaše šedé mozkové buňky „absolvují horskou dráhu”. Ztrácíte čas, myšlenky i energii. Zkuste pracovat s pravidlem tří minut.

Co vám pomůže?

a) Pravidlo tří minut

b) Kotvy

ad a) Pravidlo tří minut

Co zvládnete udělat do tří minut, udělejte hned!

Nestačí vám tří minuty?

Pokud:

  • nový úkol nemá prioritu, nechejte ho na později,

  • nový úkol má prioritu, přerušte práci, udělejte si kotvu a věnujte se novému úkolu.

Pravidlo tří minut využijete také při třídění písemností, úkolů a e-mailů. Pokud vám jejich vyřízení bude trvat do tří minut, udělejte to hned. Pokud ne, uložte je do složky AKCE/ZPRACOVAT a naplánujte jejich zpracování.

Poznačte si nejčastější rušitele, kteří vás odvádějí od koncentrace.

ad b) Kotvy

Kotvy jsou poznámky, které pomohou rychleji se vrátit k přerušené práci. Ve chvíli, kdy se rozhodnete přejít k jinému úkolu, udělejte si poznámku, kde jste skončili. Zapište aktivitu, která měla následovat. Poznačte si myšlenku, která vás před vyrušením napadla. Rychleji se znovu plně soustředíte a navážete myšlenkové pochody. Skvělé nápady nebudou ztraceny.

Ten samý obchodník ve stejné situaci, teď již se znalostí výhod používání kotev. Má v hlavě poskládanou perfektní větu. Zvoní telefon. Už v tuto chvíli si obchodník dělá poznámku na papír, píše si začátek věty a další dvě záchytná slova, aby po vyřízení telefonátu navázal na svou myšlenku. Díky kotvě se mu věta rychle vybaví, a obchodník tak může pokračovat v psaní.

Na kotvy můžete využít nejen tužku a papír, také lepítka nebo rychlé poznámky na obrazovce PC. V autě můžete dělat poznámky do telefonu nebo na diktafon.

8. Odměňování

Odměňujte se. První týden každý den, později na konci každého týdne. Speciální odměnu si vymyslete na konec měsíce, kdy se podaří zavést nový návyk do podvědomí. Zasloužíte si to. Každou dobrou práci je třeba vždy odměnit.

9. Soustředění

Na zavedení nového návyku je nutné se plně soustředit. Proto je lepší zavádět jen jeden návyk, soustředit pozornost na něj a netříštit ji snahou zvládnout více změn najednou. Právě toto je důvodem častých neúspěchů.

10. Pozitivní myšlení

Pokud věříte, že se vám změna návyku podaří, pak se také skutečně podaří. Pokud však pochybujete, pokud si myslíte, že změny nedosáhnete, pak máte pravdu – nedosáhnete. Představujte si, jaké to bude, až si uložíte návyk do podvědomí. Co všechno tím získáte.

Technika „pomodoro”

Další technika, kterou můžete vyzkoušet, je technika pomodoro

…25 minut koncentrace s rajčetem

Technika pomodoro je snadná a rychlá na osvojení, jednoduchá na používání. Odborné publikace uvádějí, že koncentraci dokážeme udržet hodinu až hodinu a půl, nesmíme však zapomenout, že je to vždy za ideálních podmínek. Technika pomodoro zkracuje tento interval na pouhých 25