dnes je 22.11.2019
Input:

Umím dát hodnocení a zpětnou vazbu?

1.10.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

36
Umím dát hodnocení a zpětnou vazbu?

Ing. Veronika Štefková

Vnímání hodnocení a zpětné vazby

Hodnocení a zpětná vazba, téma oblíbené i neoblíbené, také však téma sporů ve společnostech. Pro hodnocení a udělování zpětné vazby existuje dostatečně velký prostor i potenciál. Otázkou je přístup společnosti i člena týmu, tedy jak se postaví k udělenému hodnocení a zpětné vazbě jako hodnocený, či jak se vyrovná sám se svou úlohou hodnotit a předat zpětnou vazbu.

Běžně používaná hodnocení a zpětná vazba ve společnostech:

  • Nic – asi nejhorší možnost v rámci pracovního procesu či spolupráce. Člen týmu ani klient nemají informace o spolupráci, takže pracují podle „nejlepšího vědomí a svědomí”.

  • Dílčí slovní hodnocení či krátká zpětná vazba kdykoliv v průběhu pracovního procesu či vzájemné spolupráce.

  • Dílčí slovní hodnocení či zpětná vazba po jednotlivých provedených pracovních úkonech či dokončené zakázce nebo projektu.

  • Velké půlroční či roční hodnocení v souvislosti s možným postupem na danou pozici, se zvýšením či snížením platu;

  • Zhodnocení, jak funguje spolupráce na dané zakázce a projektu, následuje navázání dílčích slev nebo bonusů za dobré fungování.

I přesto, že hodně společností či podnikatelských spoluprací má nastaveno hodnocení a zpětné vazby mezi sebou, ne vždy je to stanoveno ideálně. Je možné, že společnost užívá nějaký model hodnocení a zpětné vazby, ten ale v lokálních podmínkách nemá takový efekt, jako v podmínkách nadnárodní společnosti. Hodnocení a zpětné vazby by měly být nastaveny tak, aby byly přínosem jak pro člena týmu, tak pro vedení, současně ale také pro klienta či externího spolupracovníka.

Parametry, které by měly být brány v úvahu při hodnocení a zpětné vazbě:

  • Otázky, které jsou hodnoceny či ke kterým je udělována zpětná vazba, musí být úzce spjaty s danou společností a přizpůsobeny lokálním podmínkám.

  • Je třeba mít nastaveno, jak probíhá další postup po předání hodnocení nebo zpětné vazby, musí existovat možnost konzultace hodnocení i zpětné vazby s člověkem, který je připravoval.

  • Je třeba stanovit jak postupovat v případě nesouhlasu s hodnocením a zpětnou vazbou.

  • Musí existovat možnost dát zpětnou vazbu ze strany vedení dolů, ale také ze strany týmů nahoru. Důležité je zaujmout postoj i k této zpětné vazbě a reagovat na podněty získané touto cestou.

Bohužel je nutné vzít také v úvahu, že hodnocení a zpětná vazba mohou být některými jedinci postaveny na jednom hlavním bodě, a to sympatii či nesympatii k dané osobě. Toto je případ, který by se objevovat neměl, hodnocení a zpětná vazba by měly odrážet odpověď na přesně definované a stanovené body související s pracovní činností či spoluprací a nikdy by neměly být odrazem vzájemného vztahu. Ano, může se stát, že si třeba dva lidé v týmu nepadnou do oka, ale to už je pak týmová otázka, zda si takové lidi v týmu nechat, nebo je rozdělit k jiným týmům. To už se dotýká hodnocení jen okrajově.

Rizika skrytá v hodnoceních a zpětných vazbách:

Rizika
Subjektivní názor
Ovlivnění jednou výraznou situací
Špatně nastavené parametry pro hodnocení
a zpětnou vazbu
Nefungující systém pro hodnocení a udělení zpětné vazby
Neupřímnost v udělování hodnocení a zpětné vazby

V čem se skrývají velké klady a poklady hodnocení a zpětné vazby? Lze jimi pracovní, klientskou i týmovou spolupráci neuvěřitelně rozvinout a posunout dál. Dát prostor členovi, zaměstnanci i klientovi k nápravě vytýkaných jevů, ale současně mu umožnit vyjádřit se k získanému hodnocení či zpětné vazbě. Nikdy by nemělo jít jen o jednostranný úkon, kdy by druhá strana neměla možnost říci svůj názor.

Umím napsat či sdělit hodnocení?

Hodnocení by mělo fungovat napříč všemi úrovněmi, ale také v klientských vztazích (ač zde nemusí mít formu psanou, vhodnější je osobní setkání a otevřená diskuze). Je důležité, aby hodnocení bylo objektivní, obsahovalo jak posilující body a zhodnocení kladných stránek, tak by mělo dát také prostor pro růst a obsahovat možné body na zlepšení. Je ale důležité, které body uvedete jako vhodné k růstu, protože upozornit na slabou stránku je jednoduché, ale dotyčný pak může pracovat pouze na této jedné slabé stránce a přestane pracovat na těch silných jenom proto, aby odstranil svoji slabou stránku.

Je nutné mít vždy na paměti, co je cílem hodnocení, a podle toho strukturovat jak jeho obsah, tak vyhodnocení.

Co by mělo hodnocení obsahovat:

  • zhodnocení dílčího úkolu dle stanovených parametrů ve společnosti,

  • pozitivní a posilující body; je dobré pochválit za to, co se podařilo,

  • body, na kterých je třeba zapracovat a které je třeba rozvíjet dál,

  • výsledné vyhodnocení, co tím člen týmu nebo klient získá.

Velmi uvážlivě je třeba zvážit zařazení výkonnostních parametrů (například zvládnutí určitého počtu zkoušek nebo dosažení určitého výkonu atd.). Tyto totiž můžou působit demotivačně, můžou člověka dostat do tlaku či stresu, a pokud tyto situace nejsou cílem společnosti, měli byste zvážit, které výkonností parametry nastavíte na další období spolupráce či na další zakázku.

Umím napsat či sdělit zpětnou vazbu?

Zpětná vazba se může vztahovat k dílčímu projektu, zakázce nebo třeba jenom k dílčí činnosti ve vzájemné spolupráci. Zpětnou vazbou se dá předejít tomu, aby problém či konflikt narostl do obřích rozměrů, a nedal se pak už napravit, případně jen s velkým úsilím. Zpětná vazba může být v podstatě velmi krátká a objektivní, vztahující se k určité otázce, nebo může být rozsáhlejší; záleží, k jaké pracovní činnosti bude vztažena. Může být použita v průběhu roku před celkovým zhodnocením.

Záleží na týmu, zda si určí nějakou pravidelnost v podávání zpětné vazby. Přínosem pak může být podklad pro celkové hodnocení týmu za určité období a také možnost zhodnotit, zda byly napraveny body, které měly být zlepšeny nebo dokončeny.

I v tomto případě postačí krátká osobní schůzka s tím, že si pak body ke zlepšení i ty pozitivní jen vyměníte e-mailem, který vám bude později sloužit jako podklad pro vaše hodnocení. Pokud se dohodnete s dílčím plněním, měl by být určen termín, do kterého je nutné toto zpracovat, a termín, kdy dojde ke kontrole tohoto bodu.

Závěrem lze říci, že pokud se hodnotící soustředí na body, které má zodpovědět, a nebude brát v úvahu osobní sympatie, může to být velmi efektivní nástroj v motivaci, inspiraci či růstu člena týmu i klientských vztahů.

Je vhodné, aby se hodnocení i zpětná vazba rozebíraly osobně, a to z důvodu očního kontaktu, znalosti situace a možného vyřešení hned při této schůzce. Dále lze využít e-mail, videohovor, sociální sítě apod. Záleží, co bude výhodnější pro danou situaci.

První setkání

Na prvním setkání je nutné zmapovat/zanalyzovat celou situaci. Je velmi důležité zjistit, co přesně chce se mnou klient řešit a co má být výsledkem našeho koučování. Mít přesně zadaný cíl je vodítkem, kterým se koučování bude řídit v následujících setkáních.

Situace, které mohou nastat v oblasti podávání zpětné vazby a hodnocení, jsou například tyto:

  • Parametry hodnocení neodpovídají dění ve společnosti.

  • Zpětná vazba je subjektivní.

  • Roční hodnocení je demotivační.

  • Vedoucí není schopen předat zpětnou vazbu.

  • Zpětná vazba obsahuje pouze popis chyb a problémů, není zde vůbec žádný pozitivní bod.

  • Kvůli hodnocení se člen týmu dostal do stresu z toho, co by měl splnit v následujícím období či na následující zakázce.

  • Cíle v hodnocení či zpětné vazby jsou nesplnitelné.

V rámci prvního setkání byste se neměli spokojit pouze s jednou ze zmíněných otázek, ale položit doplňující otázky, které ujasní, „CO PŘESNĚ” chce klient řešit. Může se totiž stát, že se tím cíl vašich schůzek více konkretizuje nebo se obmění, může se dokonce úplně změnit. Anebo tímto krokem můžete velký cíl rozdělit do menších dílčích cílů.

Doplňující otázky mohou být tyto:

  • Jak ideálně by podle vás mělo být nastaveno hodnocení či zpětná vazba?

  • Jaké parametry hodnocení na vás působí demotivačně či způsobují tlak a stres?

  • Jste schopen dát zpětnou vazbu i vašemu nadřízenému, dokážete mu názor říct osobně?

  • Co byste chtěl změnit na již fungujícím hodnocení či zpětné vazbě?

  • Co se stane, když nesplníte výkonnostní parametry ze zpětné vazby a hodnocení?

  • Je pro vás zpětná vazba důležitá?

  • Zkoušel jste někdy navrhnout změnu hodnocení či strukturu zpětné vazby vedení společnosti?

  • Dokážete přijmout hodnocení či zpětnou vazbu bez emocí?

  • Berete si osobně, když je vám v hodnocení či zpětné vazbě něco vytýkáno, nebo to berete jako profesní výzvu k růstu?

  • Uvědomujete si přínos hodnocení a zpětné vazby pro vás?

  • Uvědomujete si, které části dne jste využil k odpočinku? Jak jste se při nich cítil?

  • Co vás brzdí v naplňování bodů k růstu v získaném hodnocení či zpětné vazbě?

  • Máte tendence se mstít nebo vyřizovat si účty přes hodnocení či zpětnou vazbu?

Můžete si najít i další doplňující otázky ke konkretizaci cíle.

Jak postupovat při řešení cíle si ukážeme na dvou praktických příkladech.

Praktické příklady a cvičení

1. Nadřízený si prostřednictvím hodnocení a zpětné vazby vybíjí osobní antipatii vůči klientovi, jeho hodnocení neodráží realitu.

Klientka je žena pracující ve středním managementu. Nyní jí byl přidělen nový vedoucí. Ona jej považuje za sexistu, který nemá rád ženy. Mezi nimi jsou zjevné vzájemné nesympatie, v určitých situacích můžeme mluvit až o averzi. Vedoucí se k ní chová nadřazeně a výsledky, kterých klientka dosahuje, zesměšňuje před vedením společnosti. Zpětná vazba i hodnocení odráží spíše jejich osobní vztah než hodnocení pracovních výsledků.

Klientka má svou práci ráda a odchod není jejím cílem. Cílem je urovnání vztahu a pokračování v dobře rozjeté kariéře a možném kariérním postupu.

Velmi ráda by dostala tento pracovní vztah do rovnovážné roviny, jelikož ví, že vedoucí byl dosazen mateřskou společností na období tří let, a že je tedy zapotřebí, aby spolu pracovně dokázali kooperovat a nedocházelo k situacím, které vedou k naštvání, demotivaci a hněvu.

Po první schůzce jste se dohodli na konkrétním cíli, po přečtení zadání zkuste tento cíl identifikovat:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Nyní zkuste napsat, jak byste danou situaci vyřešili jako kouč:

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Řešení:

Konkrétní a dohodnutý cíl = nalezení cesty pro urovnání vztahů a uvědomění si, kde nastává největší problém ve vzájemném pracovním vztahu.

Postup k naplnění cíle:

  • Na