Input:

Případové studie v koučinku - pokračování

21.12.2017, , Zdroj: Verlag Dashöfer

601
Případové studie v koučinku - pokračování

Jiří Pokorný

Případová studie č. 3

Název:

Efektivní delegování úkolů

Použití:

Tato studie je jednoznačně určena všem řídícím pracovníkům, kteří mají podřízené, na něž často musí delegovat různé úkoly. Umět funkčně rozdělovat práci je jednou ze základních a nutných manažerských technik.

Manažer, který nedeleguje, končí uštvaný a bez výsledků.

Postup:

  • Nejprve je opět nutné vysvětlit přínos pro praxi: v případě zvládnutí delegování je benefit jasný – manažer neschopný rozdělovat práci je skutečně manažer na odpis. Vždyť část jeho měsíční výplaty je právě za tuto dovednost!

  • Poté předáme klientovi dvoustránkovou studii k prostudování, následně po koučovaném chceme samostatně (cca 25 minut na vše) odpovědět na otázky A a B.

  • Na závěr projdeme odpovědi klienta, ukážeme mu jedno z možných správných řešení (toto je studie, kde lze dojít k několika různým, ale v případě dobré argumentace možným řešením). Pak přejdeme k tomu, jak toto řešení odpovídá skutečnému reálnému delegování koučovaného manažera. Bude chtít něco změnit?

Zadání:

Tomáše Šafránka by mnozí považovali za prototyp úspěšného mladého muže, s dravou osobností a vůlí dosáhnout jakéhokoliv náročného cíle. Během několika málo let se vypracoval na jednu z nejnáročnějších pozic v řízení, a stal se tak nejmladším top manažerem v historii firmy. Zatím tedy vše běželo tak, jak mělo. Poslední dobou se však cítí nespokojen. Pozoruje, že je daleko méně trpělivý než dříve. Má pocit, že jeho podřízení svoji práci dělají nedbale a nepozorně. Když jim něco vytýká, na jeho vkus chápou až příliš pomalu. Často se rozčiluje. Několikrát se dostal do konfliktu i s vedoucími z jiných oddělení kvůli pozdnímu splnění úkolů. Ačkoliv pracuje stále víc a domů se pravidelně dostává až kolem osmé hodiny večerní, jeho výkon klesá. Nemá čas na své koníčky ani přátele, a to dříve býval velmi dobrým amatérským běžcem. K tomu všemu se již několik nocí pořádně nevyspal. Má potíže s usínáním a i ve snu se mu zjevují nesplněné pracovní úkoly obřích rozměrů a výstražně fosforeskující termíny. Ráno se cítí ještě unavenější, než když šel spát. Po zvážení rady jednoho z přátel se tedy rozhodl slevit ze svého pracovního vytížení a sestavil seznam úkolů, jež by mohl delegovat. Úkol to však rozhodně nebyl lehký, posuďte sami:

Úkol číslo 1: Příprava průvodní zprávy na poradu. To mu obvykle trvá přesně 60 minut. Tuto zprávu by klidně mohl delegovat na svoji asistentku, popsat jí jen několik stěžejních bodů a stylistické úpravy nechat na ní. Musí si ale přiznat, že se tomu v podstatě věnuje rád. Má pocit, že přemítání o problémech ze široka, tak jak to činí při jejím psaní, mu lépe pomáhá pochopit pravou podstatu problémů a osvětluje vztahy mezi nimi.

Úkol číslo 2: Tomáš také rád vyřizuje část administrativy se svými zaměstnanci sám. Zabere mu to zhruba dvě hodiny týdně, ale až doposud mu to nevadilo. Naopak. Někdy se ve své manažerské kanceláři cítí osamocen, a pak se rád prochází po jiných kancelářích, tu a tam prohodí pár slov, zeptá se na rodinu či dovolenou. Domnívá se, že je to ten nejlepší způsob, jak zůstat se svými zaměstnanci v kontaktu, jak si udržet přátelské vztahy i otevřenou komunikaci v oddělení. Není to ani nic náročného, zvládla by to například i služebně nejmladší slečna Tošovská, jež právě nově nastoupila. Jak by ale potom zůstal „svým lidem” nablízku?

Úkol číslo 3: Rutinní kontrola, jež se rovněž provádí každý týden (cca 1 hodinu). Během Tomášovy dovolené tuto kontrolu sice úspěšné zastával pan Divíšek, ale po svém příjezdu si ji Tomáš ihned převzal zpět. Důvod byl prostý: za prvé jej tato stereotypní práce bavila, za druhé měl čas aspoň na chvíli vypadnout z pracovního kolotoče, ale necítit se vinen, že nic nedělá. A pocit, že má své oddělení opravdu pod kontrolou, také nebyl k zahození.

Úkol číslo 4: Zato ukládání dat do informačního systému jej tolik nebavilo (a ukázalo se to být velmi náročné na koncentraci a čas – půl hodiny denně), ale Tomáš ještě nenašel odvahu tento nepříjemný úkol delegovat. Jednalo se o dost citlivá data a případné chyby by mohly mít dalekosáhlé důsledky. Nicméně před jeho příchodem tuto činnost měla na starosti paní Tichá a zvládala ji bravurně.

Úkol číslo 5: Práce s e-mailem. Není špatné přijít do práce a ve své e-mailové schránce najít horu nepročtených e-mailů začínajících slovy: „Dear Tomáš”. Spousta z nich jsou sice spamy, ale mezi nimi jsou ukryty i e-maily od přátel z vysoké školy, od dobrých klientů, i penězi vonící nové obchodní příležitosti. Sám sobě si uložil, že na každý z nich (vyjma těch komerčních) odpoví do dvou hodin. Den mu tak vesele ubíhá prošpikován žertíky bývalých spolužáků. Tuhle činnost by si raději nechal pro sebe, co kdyby mu asistentka četla i ty „osobnější” e-maily?

Úkol číslo 6: Společenské události, na které byl pozván obchodními partnery min. pětkrát do měsíce, byly vždycky Tomášovou nejpříjemnější povinností, které se zhostil se zodpovědností sobě vlastní. Měl na to vytvořenou vlastní – několikrát úspěšně ozkoušenou – teorii, že ty nejlepší obchody se rodí se dvěma promilemi alkoholu. Kdo by ho mohl zastoupit? Společenské kontakty jsou mnohdy cennější než samotné finance.

Úkol číslo 7: Každodenní předávání krátké zprávy k podpisu na sekretariátu generálního ředitele. To bylo příjemně strávených 15 minut denně. Když pomineme hned několik výhod v podobě milých tváří, úsměvů a čerstvých drbů, byla to rovněž jedinečná příležitost potkat nadřízeného a vypadat aktivně a angažovaně.

Úkol číslo 8: Účast na poradě. Tomáš byl vnitřně přesvědčen, že porada je novodobá náhražka arény. Je to možnost předvést se v co nejlepším světle, ohromit ostatní přítomné bystrostí a brilantností řešení, a pokud je to i v dobrý čas, zajímavými výsledky. Bohužel v poslední době úroveň těchto porad v Tomášových očích poklesla. Většina vedoucích povinnou účast dávno delegovala na své podřízené. Přesto by se jich nerad vzdával. V koutku duše si to vysvětloval po svém: „Vždyť co kdyby se tam odehrálo něco důležitého”?

Otázky:

A) Zkuste seřadit uvedené úkoly od prvního (nejvíce vhodného na delegování)