dnes je 28.11.2022

Input:

Rozhodování při koučinku

24.7.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

20
Rozhodování při koučinku

Ing. Veronika Lencová, MBA

Jedná se o nástroje, které používám při koučinku, jež je zaměřený na rozhodovací proces. Ano, můžete mi samozřejmě oponovat, že tohle přece nejsou žádné soft skills, ale dejte těmto nástrojům prosím čas.

Jak na protikladné síly? Říká vám něco analýza silového pole?

Co se dá čekat od člověka

„… Co se dá čekat od člověka? Zahrňte ho vším pozemským blahem, zaplavte ho celého až po temeno štěstím tak, aby na hladině štěstí vyskakovaly bublinky jako na vodě. Dejte mu takový hospodářský blahobyt, aby nemusel nic dělat, než spát, chroupat cukroví a pečovat, aby lidský rod nevymřel – a i za těchto okolností vám ten člověk z pouhé nevděčnosti, pro pouhý výsměch, provede lumpárnu. Pohrdne cukrovím a schválně se bude dožadovat nějaké škodlivé hlouposti, nějakého neekonomického nesmyslu jedině proto, aby do vší té pozitivnosti a moudrosti přimísil zkázonosný živel své fantazie. Právě ty nejfantastičtější nápady, ty nejhorší hlouposti si bude chtít ponechat … “

Úryvek Fjodor Michailovič Dostojevskij

Analýza silového pole

Při řešení problému se stává, že se řešitelé setkávají s protichůdnými silami, které je těžké ovlivnit. Přesto však tyto síly mají zásadní vliv na problém samotný. Jak se v takovémto případě posunout si ukážeme právě metodou, které se říká analýza silového pole.

Kupříkladu chystáte novou marketingovou kampaň pro svůj skvělý výrobek. U zeleného stolu vypadá vše naprosto dokonale, při realizaci ale narážíte na nepojmenovatelné vlivy, o kterých jste neměli tušení, anebo naopak máte pocit, že vám všechno vychází nad očekávání skvěle. Chcete ve své firmě akcelerovat výkonnost.

Běžný člověk bude první situaci přisuzovat osudu či smůle, druhou pak náhodě nebo štěstí.

Jak jste na tom právě vy?

Jak se rozhodujete?

Jaký ukazatel je pro vás nejdůležitější a jaký vědomě potlačujete?

Člověk, který chce mít věci pod kontrolou, by však měl s vnějšími vlivy působícími na problém umět pracovat, měl by je dokázat vyhodnotit a využít k naplnění svého cíle. Metoda analýzy silových polí nám toto umožňuje.

Co nástrojem získáte?

  • Jak pojmenovat klíčové síly, které mají vliv na váš problém,

  • jak do této činnosti zapojit i ostatní – víc očí víc vidí, víc hlav víc ví,

  • jak s využitím brainstormingu či obdobných technik pojmenovat kontext, ve kterém se problém řeší a realizuje,

  • jak vizualizovat tento kontext a vnější síly (samozřejmě jiným způsobem než jsou myšlenkové mapy),

  • jak vyhodnotit závažnost těchto sil.

Jak s takovými ukazateli nakládat? Předkládáme vám možnosti klíčových ukazatelů popřípadě slabých míst, které je možné porovnávat a analyzovat.

Z hlediska firmy – napříč odděleními:

  • Zaměstnanci

  • Prodej a marketing

  • Prostředí jak interní, tak externí (viz další kapitola)

  • Zákazníci

  • Interní procesy

  • Výroba a produkce

  • Dodavatelé

  • Vývoj a výzkum

  • Finance

  • Sortiment a dodavatelé

  • Potenciál

Klíčové ukazatele výkonu, které můžeme z hlediska analýzy silového pole při koučování porovnávat či analyzovat.

Pro analýzu silového pole si nevybírejte velké množství těchto ukazatelů, a pokud s analýzou teprve začínáte, porovnávejte ideálně jejich sudý počet.

Analýza zaměstnanců

Analýza výkonu vs. potřeba zaměstnanců

Kvalifikace či „nekvalifikace” pracovníků

Analýza pracovního prostředí

Volná a očekávaná místa

Pracovní absence

Podíl přesčasů

Náklady na nábor pracovních sil

Žadatelé o místo na základě reklamy

Techniky hodnocení pracovníků

Hodnocení plánů rozvoje pracovníků

Monitoring odborných oddělení

Monitoring dlouhodobé výkonnosti

Blízkost zákazníka

Kvalita obalového materiálu

Analýza spokojenosti zákazníků

Srovnání cen výrobků

Sledování ztrát individuálních prodejců

Monitoring dotazů a objednávek

Tržby na 100 zákazníků

Analýza prodejů dle zákazníka

Analýza prodejů dle prodejců

Prodeje podle geografických oblastí

Bleskové zprávy o prodejích

Analýza základních plánů a tržeb prodejců

Podíl na trhu ve srovnání s konkurencí

Nové výrobky a služby

Doba oprav

Zpoždění dodávek zákazníků

Hodnota záručních oprav

Ukazatel prostředí na pracovišti

Čistota

Pořádek

Stravovací zařízení vs. konkurence

Ostatní zařízení vs. konkurence

Podíl zákazníků s věrnostní kartou

Podíl obratu „věrnostních karet”

Podíl obratu „nových věrnostních karet”

Průměrná velikost nákupu

Podíl obratu platební kartou

Úspěšnost reklamních akcí

Četnost chybějícího sortimentu

Hodinový výkon (obrat/hodina práce)

Náklady logistiky

Náklady správy

Účinnosti výrobních linek

Flexibilita výrobního plánu

Doba oprav výrobní linky

Procento zmetků

Životní cyklus výrobků

Měření odpadu

Testování součástek, hotové výrobky

Analýza vad a jejich příčin

Úroveň zásob a čas dodávky

Opatření pro JIT v zásobách

Obrat zásob

Procento vadných dodávek

Průměrná doba zpožděných dodávek

Hodnocení základních cílů

Hodnocení strategických cílů

Hodnocení cílů projektu

Zlepšení výrobku oproti potenciálnímu přijetí trhem

Analýza potřeb trhu vzhledem k navrženým výrobkům

Míra neúspěšných prototypů

Obchodní marže

Rentabilita obratu (zisk/obrat)

Produktivita plochy (obrat /m2)

Obrátkovost

Marže na m2 prodejní plochy

Podíl rychloobrátkového zboží

Podíl vlastních značek na obratu

Podíl značkového zboží na obratu

Podíl reklamací

Obrátkovost zboží

Rozsah zásoby zboží

Spokojenost zákazníků

Počet zlepšovacích návrhů

Rozpočet na inovace

Míra automatizace a využití IT

Jaké cíle si stanovit?

  • aplikovat techniku při plánování projektu,

  • využít při realizaci a vyhodnocování jednotlivých fází projektu,

  • vyzkoušet při tvorbě krizových a alternativních scénářů.

Podívejte se prosím na příklad analýzy silového pole:

a) Force field analysis, impact analysis

b) Hybné síly: podporují změnu

c) Brzdné síly: brání změně

d) Cíl: omezit brzdné síly, podpořit hybné síly

e) Nástroj: diagram silového pole

  • levý sloupec: brzdné síly

  • pravý sloupec: hybné síly

  • kvantifikace: na stupnici od + - 1 do + - 5; + - 1 malý, + - 5 velký vliv (+ hybné, - brzdné síly)

  • Soukromá jazyková škola v okresním městě (cca 40 000 obyvatel),

  • stagnace počtu studentů, rostoucí náklady,

  • možné řešení: zavedení kursů pro organizace.

Řešení:

  • Důvody podporující zavedení kursů mají větší sílu vedení školy by mělo vytvořit nový produkt pro nový segment trhu.

Analýza silového pole není složitá, vyzkoušejte si ji při koučování, je nutné si ji trochu „osahat”.

Nyní si představíme další nástroje vhodné pro kreativní hledání vhodného řešení koučovaného.

Ischikawův diagram

Jedná se o další nástroj, který vám spolehlivě pomůže při koučování orientovaném na výsledek.

Pokud Ishikawův diagram porovnáme s myšlenkovými mapami, možná se vám bude zdát trochu svazující. Ale věřte mi, funguje! Než ho použijete při koučování, zkuste si ho vyzkoušet na nějakém vlastním hledaném řešení.

Ishikawův diagram Ishikawa diagram (nazývaný též diagram příčin a následkůdiagram rybí kosti nebo Ishikawa) je jednoduchá analytická technika pro zobrazení a následnou analýzu příčin a následků, jejímž duchovním otcem je Kaoru Ishikawa. 

Princip diagramu Ishikawa vychází z jednoduché kauzality: každý následek (problém) má svou příčinu nebo kombinaci příčin. Jeho cílem je tedy analýza a určení nejpravděpodobnější příčiny řešeného problému.

Kde lze Ishikawa diagram využít v praxi

Vzhledem ke své univerzálnosti nachází Ishikawův diagram uplatnění při hledání příčin snížené kvality, ale také v oblasti rizik či řešení problémů. Často je používán při týmových technikách hledání řešení, jakou je například brainstorming.

Při řešení problému se v diskuzi nebo pomocí jiné analytické techniky systematicky hledají jeho možné příčiny a znázorňují se formou rybí kostry (odtud jedno z jeho pojmenování).

Příčiny se většinou hledají v základních dimenzích – následující seznam uvádí osm typických dimenzí používaných ve výrobě (8M).

  • Lidé (Man power - People) – příčiny způsobené lidmi

  • Metody (Methods) – příčiny způsobené pravidly, směrnicemi, legislativou či normami

  • Stroje (Machines) – příčiny způsobené zařízením, jako jsou stroje, počítače, nářadí, nástroje

  • Materiál (Materials) – příčiny způsobené vadou nebo vlastností materiálů

  • Měření (Measurements) – příčiny způsobené nevhodným nebo špatně zvoleným měřením

  • Prostředí (Mother nature - Environment) – příčiny způsobené vlivem prostředí - teplotou, vlhkostí, nebo také kulturou

  • Management – příčiny způsobené nesprávným řízením

  • Maintenance – příčiny způsobené nesprávnou údržbou

Ishikawův diagram je možné použít jak zpětně pro hledání příčiny problému, tak předem při návrhu výrobku pro preventivní určení a eliminaci možných příčin produktů.

Výhody a nevýhody metody:

Mezi výhody této metody, která je založena na grafickém znázornění kategorizace příčin rozhodovacího problému a nalezení vztahu mezi následkem a všemi příčinami, bych zdůraznila rychlost metody, která může být vhodně použita např. při brainstormingu jako vizualizace jednotlivých příčin řešeného následku. Jako nevýhodu bych uvedla absenci vyjádření důležitosti (např. síla příčiny).

Podívejme se teď na to, čím začít.

Příklad

Ishikawův diagram použiji na problematiku zvýšení počtu ukradených/vykradených vozidel v parkovacím domě.

Výhody a nevýhody metody:

Mezi výhody této metody, která je založena na grafickém znázornění kategorizace příčin rozhodovacího problému a nalezení vztahu mezi následkem a všemi příčinami bych zdůraznila rychlost metody, která může být vhodně použita při tzv. brainstormingu jako vizualizace jednotlivých příčin řešeného následku. Mezi nevýhody bych uvedla absenci vyjádření důležitosti (např. síla příčiny).

Komentář k výsledku

Vyhodnocením diagramu lze konstatovat, že hlavní příčinou nepříznivého jevu je problematika lidských zdrojů. Nedostatečný počet, řízení a kontrola lidských zdrojů v návaznosti na nedostatečnou prevenci ze strany státních ozbrojených složek vede k námi zjištěnému následku (zvýšený počet ukradených/vykradených vozidel). Příčiny ve skupině „technika” je rovněž nutné vzít v potaz, ale je třeba si uvědomit, že technika nepracuje úplně samostatně a že např. kamerový systém musí lidský činitel vyhodnocovat. Kvalita bezpečnostních opatření založených na technickém zabezpečení je založena na kvalitním zajištění lidských zdrojů. Celkově je tedy prioritně nezbytné odstranit příčiny nedostatků v oblasti lidských zdrojů a následně se věnovat technickému zabezpečení.

Šestislovný graf

Dalším velmi zajímavým řešením, které poměrně úspěšně používám při koučování, je šestislovná tabulka neboli šestislovný graf. Název pochází z básně Rudyarda Kiplinga:

„Mám dobrých sluhů šestero,

díky nim hodně znám,

jmenují se: Co, Proč a Kdo

a Jak a Kdy a Kam...”

Těchto šest slov zajistí, že v každé konkrétní situaci jsou položeny všechny důležité otázky. Právě proto má šestislovný graf takový efekt. Technika analyzuje problém nebo žádoucí stav pomocí slov, jejichž různé dimenze se potom proberou brainstormingem. Samozřejmě v našem případě koučovacím brainstormingem.

Kromě toho podněcuje klienta, aby na „bezproblémový stav” nahlížel stejně jako na daný problém. Tak analýza pomáhá klientovi získat jistotu, že se na problém podívá ze všech úhlů.

Sestavení šestislovného grafu probíhá v pěti krocích

1. Jasně definovat problém.

Tato technika je založena na uspořádání brainstormingového sezení nad dvanácti otázkami. Důležité je jasné a stručné definování problému. Stojí za to zopakovat hlavní příčinu – čím obecnější, tím je obecnější i analýza, a tím pravděpodobnější „zamotání se”.

2. Shodnout se na dvanácti otázkách a vypsat je.

Základní princip techniky spočívá v použití každého slova dvakrát, aby se dal prozkoumat i „bezproblémový stav”.

Otázky mohou vypadat následovně:

a) Co je problém a co není problém?

b) Kdy nastává a kdy nenastává?

c) Proč nastává a proč nenastává?

d) Kde nastává a kde nenastává?

e) Kdo přispívá k příčinám problému a kdo přispívá k potlačení problému?

f) Jak zjistit, že problém nastal, a jak zjistit, že problém nenastal?

Podstatné je, aby klient formuloval otázky tak, aby z nich vyzískal k danému problému co nejvíc. Každou otázku je třeba napsat na samostatný plakát a vylepit na stěnu.

3. Zopakovat pravidla brainstormingu.

4. Nechat nápady uležet.

5. Analyzovat myšlenky a izolovat klíčové oblasti, o nichž se budou shromažďovat data.

Z grafu by měly vyplynout hlavní oblasti problému, na něž by se měl soustředit sběr dat.

Takže jak prakticky vypadá šestislovná tabulka:

Šestislovná tabulka

1 Objektově, obsahově Co je/není problém?
2 Časově Kdy problém ne/nastal?
3 Příčinně Proč problém ne/nastal?
4 Prostorově a místně Kde problém ne/nastal?
5 Subjektově Kdo ne/přispěl k jeho příčinám?
6 Kvalitně Jak poznat, že problém ne/nastal?

Prodáváme nový druh cukrovinek, přes masivní reklamní kampaň se úspěch nedostavil. Úkolem je rozhodnout, zda:

  • stáhnout nový výrobek a vrátit se k původnímu,

  • pokračovat s prodejem nového výrobku a jak.

ANO                        NE
Tržní podíl se snížil o 9 % 1. Co? Kvalita výrobku
Moment uvedení nového výrobku na trh 2. Kdy? Dokud nedošlo ke změně
  • Změna chuti

  • Vyšší cena

  • Změna značky

3. Proč?
  • Zvyk na starou chuť

  • Vžitá cena ve srovnání s konkurencí

  • Důvěra k zavedené značce

  • Preference domácí značky

Domácí trh 4. Kde? Zahraniční trh
  • Vedení firmy, které rozhodlo na základě příznivé prognózy

  • Dosavadní zákazníci

5. Kdo?
  • Dodavatelé

  • Výroba, liniový management

  • Distribuce

  • Velko- a maloobchod

  • Děti do 10 let

  • Klesá prodej

  • Klesá obliba u zákazníků

  • Nerespektují se chuťové a cenové preference zákazníků

  • Změna image výrobku

  • Změna značky

5. Jak?
  • Nesnižuje se prodej

  • Respektují se chuťové a cenové preference zákazníků

  • Staví se na dlouholeté tradici výrobku

Šestislovná tabulka – závěry

  • Ke snížení tržního podílu došlo chybným strategickým rozhodnutím.

  • Velké investice do výrobního zařízení a reklamy vyvolaly zvýšení cen.

  • Došlo ke změně preferované chuti.

  • Na problému se podílelo vedení a marketing, žádní další zaměstnanci.

  • Výrobek zachutnal dětem do 10 let – perspektivní segment trhu.

Další koučinkový nástroj z oblasti manažerských či osobních rozhodovacích procesů

Paretova nebo také ABC analýza je velice jednoduchým, ale přesto efektivním nástrojem, který umožňuje firmám matematicky exaktně se soustředit na to, co je pro ně skutečně důležité. Použít lze na zákazníky, vlastní výrobky a služby či třeba na skladové zásoby. Můžete podle ní ale i propouštět zaměstnance, rozprodávat firmu a rozhodovat i celou řadu dalších záležitostí. Zkuste si s klientem udělat analýzu na jakýkoliv jeho problém, který je možné vyjádřit tak trochu matematicky.

Kde se vzalo Paretovo pravidlo (80/20)

Paretovo pravidlo letos slaví již své 70. narozeniny, ale i přesto má pořád co říci. Jeho

Nahrávám...
Nahrávám...